您的位置首页 >资讯 >

保护您的商业文件

美国的企业每天要进行超过10亿份复印,每年要花费超过250亿美元来归档,存储和检索其纸质文档。在许多情况下,记录和信息系统通常占业务总成本的50%。

但是,利用当今可用的技术,花费大量资本来存储和维护硬拷贝信息在商业上没有意义。与公司业务的各个方面一样,使用能够提高生产率和降低成本的技术对于您的盈利能力和成功至关重要。

由于可以节省成本,因此许多公司都在改变对数据存储的态度,并正在寻找处理数据流的创新方法。如今,有数种可用的发明性和高成本效益技术可以简化硬拷贝数据的处理和存储,从而为您节省金钱,这些钱可用于改进系统和投资于未来。你的事。让我们看一看这些新系统之一。

定义解决方案

数字存档,也称为扫描到文件,是处理和存储文档的最佳方法之一。简而言之,数字归档是将纸张信息转换为原始文档的数字表示的过程。这些极具成本效益的转换使信息易于存储和访问,从而使公司节省时间,存储空间,金钱和资源,并提高生产率和安全性。

随着时间的流逝,数字存储信息将减少文档存储的成本。它将减少与归档,检索和重新提交纸质文档相关的员工工作量。此外,它还提供了轻松访问搜索,检索,读取,打印和通过电子邮件发送图像文件的权限。

数字存档还允许通过Internet或内部网络方便地传输文件。它创建了一个灵活的公司文档电子数据库,例如财务报表,所需的法规文档,客户和患者档案,税务和法律文档,所有这些都可以用密码保护以限制打印和内容提取。

还有更多的好消息:这个过程很简单。信息被扫描并存储在多种形式的介质中,最常见的是CD-ROM,但也存储在硬盘或其他文件格式中。然后,您可以将数字数据存储在现场或远离企业的安全位置。只需将CD-ROM或磁盘加载到任何计算机上,即可轻松检索数字存储的信息。该文档的显示方式与原始硬拷贝格式相同,可以保存到计算机,通过电子邮件发送或打印。

数字归档使公司可以将数量不限的信息放入CD。想象一下,拿35,000页纸并将其转换为三张CD。

如果您认为数字归档适合您的公司,请向您的视觉传达合作伙伴提出以下几个问题:

如何扫描信息?它是谁做的,需要多长时间?

可以手动扫描信息,也可以根据要扫描的数据类型将信息输入扫描仪。扫描应由经过专业培训和认证的数字专家团队完成,他们知道如何扫描和存档您的重要文档。扫描时间将根据要转换的信息量而有所不同。例如,1,200页最多可能需要四个小时才能完成。

信息进行数字归档扫描时是否安全?

很有可能是这样,但是您需要确保供应商在设计专用安全的数字存档成像区域时考虑到您的敏感文档。此外,您需要验证该信息不会与任何外部来源共享,并且您的供应商应在完成后返回所有文档。在某些情况下,您和供应商可能会确定应该在您的位置进行扫描。

信息存储在哪里?是否将CD提供给我进行存储,还是需要供应商将其存储在安全的位置?

通常,您的供应商应将信息存储在CD中,这些CD将退还给您进行存储。

数字化文件将采用哪种格式?

至少应将文档转换为PDF,因为这是数字化信息被广泛接受的格式。此外,PDF格式已被许多地方,州和联邦机构批准并使用。但是,根据您的需要,也可以在Word和其他行业特定的软件中创建文件。

郑重声明:本文版权归原作者所有,转载文章仅为传播更多信息之目的,如作者信息标记有误,请第一时间联系我们修改或删除,多谢。